Lexique Général
| Admin | Statut d'utilisateur sur iBAT permettant d'administrer l'intégralité de l'environnement iBAT, et qui donne par définition accès à tous les privilèges disponibles. |
| Agence | Donnée qui sert à paramétrer votre environnement de travail. Une agence doit avoir des chantiers rattachés, et peut être elle-même rattachée à un groupe. Les informations de l'agence se remplissent sur la "Fiche Agence". |
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Approbateur |
Utilisateur défini sur le parcours d'approbation afin de réguler le passage des commandes ou la validation des factures. |
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Article |
Produit ou service proposé par le fournisseur et disponible à l'achat ou à la location. |
| Besoin technique | Analyse fonctionnelle du besoin attendu par l' utilisateur, auquel un seul ou plusieurs articles fournisseur peuvent répondre. |
| Bon de commande (BC) | Document digitalisé (fonctionnalité automatisée) permettant d'informer le fournisseur d'une demande d'achat adressée par le client. Le BDC constitue une garantie de paiement pour le fournisseur qui délivre ses articles avant paiement. Pour le client, le BDC sert à gérer sa trésorerie en lui permettant de suivre ses dépenses engagées et pas encore facturées. Il en existe 2 types : un temporaire (envoyé conjointement à la demande d'achat initiale), et un définitif (généré dès que le fournisseur a accepté la demande d'achat). |
| Bon de Livraison (BL) | Document papier édité par le fournisseur qui accompagne la livraison des articles. Ce document prouve que les marchandises achetées ont bien été livrées et réceptionnées par le client. Il est établi en deux exemplaires (un pour l'acheteur et un pour le vendeur). Pour le vendeur, ce document peut également être appelé "Bon de réception". |
| Catalogue | Outil de communication permettant à un fournisseur de recenser et promouvoir les articles qu'il propose à la vente auprès des clients qu'il cible. Liste d'articles fournisseurs définis techniquement : à minima la désignation, le code article et l'unité de valeur. En option, des informations telles que la fiche technique, une image, le descriptif technique, etc peuvent également être renseignés. Un fournisseur peut charger dans IBAT plusieurs catalogues techniques (souvent 1 par grande famille de vente) |
| Chantier | Donnée servant à paramétrer votre environnement de travail. Un chantier est forcément rattaché à une agence. Les informations du chantier se remplissent sur la "Fiche Chantier", et permettent d'indiquer des précisions au fournisseur sur les modalités de livraison des commandes. Le suivi des budgets détaillés est détaillé par chantier. |
| Chargement du 20/80 | Application de la loi de Pareto aux Achats (aussi connue sous la loi de 20/80). Principe selon lequel 20% des références articles/familles/fournisseurs font 80% du volume Achat. Pour les clients iBAT, cela signifie que ces catalogues restreints concentrent une grande partie de leurs commandes. Il s'agit des "incontournables". |
| Cockpit Fournisseur | Portail fournisseur. Se divise en 2 parties principales : la zone d'onboarding fournisseur et le cockpit de pilotage fournisseur. |
| Code analytique | Code défini par le service comptable du client par famille d'articles permettant de suivre facilement les engagés par catégorie comptable du client |
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Commande de régularisation |
Type de commande ayant été récupérée (livrée par le fournisseur ou retirée par le client) avant d'avoir été correctement déclarée dans l'outil. Ce type de commande s'utilise également si la quantité réceptionnée varie de celle initialement commandée. |
| Commande express | Type de commande permettant de retirer une commande au comptoir d'un point de vente. |
| Commande ouverte | Type de commande permettant d'acheter à un prix fixe une quantité variable. S'utilise souvent pour les commandes d'acier ou de béton. |
| Commande standard | Type de commande ferme |
| Contact commercial | Tous contacts d'un fournisseur est considéré comme "contact commercial" dans iBAT. Il peut par exemple être le destinataire des bons de commande, faire partie du service commercial ou bien être le destinataire de consultations. |
| Contact comptable | Destinataire des demandes d'avoir. |
| E-Catalogue | Grille tarifaire digitale listant les articles fournisseur. |
| Famille de produits | Chaque article disponible sur iBAT en "comparateur" est rattaché à une "famille de produits", qui englobe différentes "sous-familles". Ainsi, il est possible de rechercher un article en descendant petit à petit dans l'arborescence de chaque sous-famille souhaitée, ou directement à l'aide du moteur de recherche. Ces familles de produits peuvent être également appelées "catégories" ou "rayons". Les familles/sous-familles iBAT permettent également d'affecter une catégorie à un e-catalogue afin de faciliter le suivi analytique des dépenses effectuées via l'outil. |
| Fournisseur | Entité juridique (établissement principal) auprès duquel il est possible de passer des commandes de marchandise / d'articles. |
| Gestion des budgets | Fonctionnalité d'iBAT permettant de suivre en temps réel le budget global d'un chantier (matériel, matériaux, main d'œuvre, etc.), via l'agrégation automatisée des dépenses engagées (défini selon le paramétrage de codes analytiques). |
| Gestion des contrats | Fonctionnalité d'iBAT permettant de gérer ses contrats fournisseur (autrement appelée "Contract Management"). |
| Grille tarifaire | La grille tarifaire est composée à minima de 2 informations : le code article et le prix unitaire (PU). Elle lie un fournisseur à un client. Le fournisseur a autant de grilles tarifaires que ce qu'il a de clients. Le client ne voit que les articles pour lesquels il dispose d'un tarif. |
| Groupe | Donnée qui sert à paramétrer votre environnement de travail. Un groupe doit avoir une ou plusieurs agences rattachées. Les informations de l'agence se remplissent sur la "Page Groupe", où il est également possible de piloter les accès aux modules et licences des utilisateurs. |
| Historique des achats | Fonctionnalité permettant de retrouver l'historique des achats passés par l'utilisateur ou par tous les utilisateurs d'un même chantier. Possibilité d'ajouter un ou plusieurs éléments de l'historique au panier en cours afin de repasser une commande. |
| Interface | Dispositif technique qui permet d'établir une connexion entre deux éléments d'un système informatique. |
| Licence | Autorisation d'utilisation d'iBAT Achat, Temps ou Consult, ainsi que des applications Mobiles. Le suivi d'attributation des licences est accessible depuis la page Groupe. Si le nombre maximal de licences autorisées est atteint, contactez le support iBAT. |
| Listes favorites | Fonctionnalité symbolisée par une étoile jaune, permettant d'enregistrer des paniers, familles d'articles ou articles seuls afin d'y accéder en accès rapide. Possibilité de partager les listes avec les personnes d'un chantier ou d'une agence. |
| Master Data | La master data est l'agrégation des catalogues techniques d'un fournisseur : c'est la liste complète de tous les articles que le fournisseurs propose sur iBAT Achat. Elle est unique pour un fournisseur. Si lors de l'ajout d'un nouveau catalogue, celui-ci contient un article (code article) déjà existant dans la master data, le fournisseur devra dire s'il souhaite modifier les informations de l'articles selon les données du nouveau catalogue ou conserver les informations de la master data existante. |
| Panier | Zone de stockage des articles sélectionnés durant la/les visites avant validation des commandes. Un panier peut contenir un ou plusieurs articles, et regrouper les articles de plusieurs fournisseurs. Le panier fera l'objet de bons de commande individualisés. |
| Parcours d'approbation | Parcours qui peut se définir soit au niveau du chantier, soit au niveau de l'agence. Il permet de définir divers collaborateurs en tant que "pré-valideurs" de commandes ou de factures. |
| Partenariat fournisseur | Action commerciale visant à onboarder les fournisseurs afin que les clients puissent bénéficier en quelques clics d'une data fournisseur de qualité. Un programme de partenariat progressif est proposé au fournisseur via des statuts : ivory, silver, gold, platinium. |
| Point de vente | Implantation physique du fournisseur lui permettant de vendre ses articles. Correspond généralement aux établissements secondaires, ces derniers peuvent porter plusieurs noms (ex: agence, point de retrait, magasin, comptoir, etc...). |
| Privilèges | Ensemble de droits permettant de consulter ou d'effectuer diverses actions sur l'outil. Le privilège "Admin" regroupe automatiquement tous les autres privilèges. |
| Réception | L'action de venir enregistrer dans IBAT la livraison d'un article par le fournisseur. A partir du moment où un article est réceptionné, il est considéré comme "engagé" au niveau comptable. |
| Saisie Libre | Fonctionnalité permettant de mettre dans son panier et de commander un article non proposé ou non référencé via les familles d'articles iBAT ou via le comparateur. 100% des commandes adressées aux fournisseurs peuvent ainsi être passées dans l'outil et ainsi permettre un suivi budgétaire complet. |
| Statut de la commande | Une commande peut avoir différents statuts : en attente, en cours, livrée, terminée, annulée. commandé / réceptionné / facturé. Ils sont directement visibles sur le tableau de bord (dashboard ? Cockpit ?) |
| Suivi budget | Outil permettant de suivre les dépenses & budgets du chantier selon diverses critères, tels que le budget global, le budget par postes ou par codes analytiques. |
| Zone de chalandise | Zone géographique d'influence, d'où provient la majorité de la clientèle d'un fournisseur. |